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FUNCIONES DEL ADMINISTRADOR

A) GENERALES:

• 1º- Aplicación del artículo 20 de la Ley Reforma sobre Propiedad Horizontal aprobada el día 18 de marzo de 1.999. Les realizó una breve exposición de la figura del Secretario-Administrador de Fincas:
• Secretario:

Según lo establecido en el artículo 19, apartado 4º, de la vigente Ley de Propiedad Horizontal, custodiará los libros de actas de la Junta de Propietarios. Asimismo, deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.

• Administrador:

Según lo establecido en el artículo 20 de la vigente Ley de Propiedad Horizontal, velará por el régimen de la finca, sus instalaciones y servicios, haciendo las oportunas advertencias y apercibimientos a los titulares.
Propondrá y someterá a la aprobación de la Junta, el plan de gastos y los medios necesarios para hacer frente a los mismos.
Atenderá la conservación de la casa, ejecutará los acuerdos adoptados, efectuará los pagos y realizará los cobros que sean procedentes.
Custodiará a disposición de los titulares la documentación de la Comunidad y actuará, en su caso, como Secretario de la Junta. Además de todas las atribuciones que se confieran por la Junta.

• 2º- Asesoramiento en temas de:
• Aire acondicionado:
  • Reglamento de instrucciones técnicas de las instalaciones.
• Ascensores:
• Reglamento sobre aparatos elevadores.
• Obligaciones propietario y casa conservadora.
• Uso.
• Canalizaciones de agua, electricidad, gas, telefonía, porteros:
  • Reglamento de Baja tensión.
  • Reglamento sobre instalaciones de gas en edificios habitados.
• Antenas de Televisión. Radioaficionados. Videos comunitarios:
  • Normativa que regula el uso y utilización de antenas colectivas, parabólicas y de radioaficionados. Su uso.
• Prevención de incendios. Prevención de caída del rayo. Pólizas de seguros:
• Obligaciones de instalación de extintores.
• Distinta clase de pólizas (Multirriesgo, Incendios, R. C.).
• Garajes:
  • Normativa. Uso. Reglamento de Régimen interior. Reglamento sobre su utilización.
• Piscinas:
  • Normativa.
  • Condiciones higiénico-sanitarias.
  • Contratos laborales temporada.
  • Reglamento sobre su utilización.
• Animales domésticos:
• Ordenanza Municipal Reguladora sobre tenencia de perros y otros animales domésticos.

• 3º- Proponer las obras necesarias y ejecutar los acuerdos adoptados por la Junta de Propietarios.

• 4º- Confección de Presupuestos de Gastos, tanto ordinarios como extraordinarios.

• 5º- Liquidación de presupuestos.

• 6º- Cobros y pagos.

• 7º- Como Secretario le corresponde:
• Custodia de la documentación, convocatoria de juntas, confección de Actas, correspondencia, notificación de acuerdos.

• 8º- Como encargado de personal, tendrá conocimientos en :
• Legislación laboral. Ordenanzas laborales. Estatuto de los trabajadores.

• 9º- Conocimientos en materia de:
• Convenios Colectivos de: Empleados de Fincas Urbanas, Garajes, Piscinas, oficinas y despachos.
• Confección de nóminas.
• Confección de Seguros Sociales (TC1, TC2).
• Contratos laborales en sus distintas modalidades.
• Incapacidad Transitoria y Accidentes de Trabajo.
• Certificaciones a Trabajadores.
• Sanciones, despidos y finiquitos.

 

B) CONOCIMIENTOS SOBRE LAS DISTINTAS LEYES QUE TIENEN INFLUENCIA EN LAS FINCAS, EN ESPECIAL SOBRE:

• 1º. Ley de Arrendamiento Urbanos:
• Conocimiento y aplicación de la Ley.
• Contratos. Acogidos al Decreto Boyer.
• Repercusiones, servicios, suministros e impuestos.
• Actualización de Rentas, Cláusulas de Estabilización.
• Traspasos.
• Denegación de prórrogas.
• Subrogaciones.
• Subarrendamientos.
• Obras.

• 2º. Ley de Propiedad Horizontal:
• Distribución de Gastos.
• Obligaciones y Derechos de los propietarios.
• Elementos comunes.
• Acuerdos de Juntas.
• Convocatorias.
• Actas.

• 3º. Rehabilitación de Viviendas:
• Ayudas por: Comunidades Autónomas. Ayuntamientos.

• 4º. Impuesto sobre Bienes e Inmuebles.

 

C) ASISTENCIA Y ASESORAMIENTO:

• 1º Gestión de Impuestos: I.R.P.F. e I.V.A. (modelos 111 y 303).

• 2º Comparecencias judiciales ante Organismos Públicos y Privados.

• 3º Rehabilitación de Inmuebles.

D) INFORMES Y DOCUMENTOS:

• 1º Consultas verbales (*).

• 2º Consultas por escrito (*).

• 3º Recursos (*).

• 4º Peritaciones judiciales (*).

• 5º Valoraciones (*)

• 6º Certificaciones (*).  

• 7º Confección modelo 184 de la Agencia Tributaria de declaración informativa anual a presentar por las entidades en régimen de atribución de rentas (*).

• 8º Inscripción de Comunidades en la Agencia de Protección de Datos (*)

• 9º Confección de modelos trimestrales de declaración e ingreso de retenciones (mod. 111), de alta o modificación fiscal (mod. 036) y resumenes anuales (mod. 190) (*)

• 10º Ayudas Plan Centro Histórico, Ayuntamiento, Generalitat Valenciana y otras (*)

• 11º Ayudas individuales, Rehabilitación de Edificios (*)

(*) Estas funciones a efectos de Honorarios deberán pactarse entre las partes.

E) SUPLIDOS:

            Tendrán la consideración de suplidos y material de secretaría y se facturarán con independencia de los honorarios resultantes los siguientes gastos:
Burofax, Mensajería, Fotocopias, Impresos Oficiales y todos aquellos gastos que pueden individualizarse, por gestiones individuales.

GESTION INTEGRAL DE EDIFICIOS

 CENTRO ESTE FINCAS está  constituida por un grupo de Administradores de Fincas a nivel nacional, con carácter de exclusividad para la provincia de Valencia, cuya finalidad es la reducción de los costes  de los proveedores mediante contrataciones conjuntas, y siempre que sea posible, mejora cualitativa de los servicios a sus administrados.

•  Formación.

Una permanente preocupación por nuestra formación, nos lleva a seguir un aprendizaje continuo. Con asistencias periódicas a charlas, conferencias o cursos de formación, etc…

Asimismo contamos dentro de la organización con empleados Licenciados en ADE (Administración y Dirección de Empresas) y que han cursado el Curso Superior de Estudios Inmobiliarios que imparte la Universidad.

• Prevención de riesgos.

Asesorar sobre la necesidad o no, de contratación de servicio acreditado y vigilar que la propiedad cumpla en todo momento con la legislación vigente en esta materia, verificando especialmente los siguientes puntos:

- Evaluación de los factores de riesgos que puedan afectar la seguridad y salud de los trabajadores si los tuviera.

- La determinación de las prioridades en la adopción de las medidas preventivas adecuadas y la vigilancia de eficacia.

- La información y formación de los trabajadores.

- La vigilancia de la salud de los trabajadores en relación con los riesgos derivados del trabajo.

- Designación de un coordinador y elaboración de un estudio básico de seguridad y salud, en aquellas obras en las que trabajen simultáneamente dos o más empresas, o que por su naturaleza exijan la confección de un proyecto.

- Comprobación de que los profesionales que desarrollen alguna actividad, obra o servicio para la comunidad cumplan con lo establecido en materia de prevención.

Servicio de Agencia Inmobiliaria

Gestión de alquiler o venta del piso de la Comunidad en los casos que se requiera. A través de CENTRO ESTE FINCAS  le ampliamos nuestra oferta, vía Internet para alquilar, vender o comprar inmuebles en cualquier punto del territorio nacional, previa exposición de fotografías.

Protección de Datos

La Ley Orgánica de Protección de Datos, indica que; cualquier persona física o jurídica, que tenga en sus ficheros datos de carácter personal como cliente, proveedores, empleados, etc., tiene la obligación  de Adaptar estos ficheros a la L. P. O. D.,  en el caso de las Comunidades de Propietarios la responsabilidad recae sobre la propia Comunidad.
CENTRO ESTE FINCAS  proporciona los servicios relativos a la protección de datos personales que exige la legislación vigente sobre la materia.

UN NUEVO CONCEPTO DE ADMINISTRACION
DE COMUNIDADES DE PROPIETARIOS

Hasta ahora, la gestión de la comunidad de propietarios se ha distinguido por su carácter estrictamente contable, carente de una visión integradora.

Tradicionalmente, el administrador ha atendido a la gestión económica administrativa pero sin responsabilizarse del mantenimiento del inmueble.

Por otro lado las empresas que se ocupan del mantenimiento, lógicamente no lo hacen de la gestión económica administrativa de la comunidad.

El problema se agrava cuando en el mantenimiento intervienen diversas compañías especializadas, sin  que exista un único interlocutor válido con la comunidad.

A su vez se atiende a las reparaciones urgentes y necesarias sin aplicar ninguna medida de actuación preventiva.

CENTRO ESTE FINCAS  como empresa líder del sector inmobiliario en Valencia, y como respuesta a un problema latente desde hace años, le ofrece la gestión integral de su comunidad, un servicio que dirige con criterio empresarial y de economía, el mantenimiento técnico y administrativo de la finca.

LA GESTIÓN INTEGRAL DE COMUNIDADES

La Gestión Integral de Comunidades transforma la administración pasiva de la Comunidad, pasándola a activa, basándose en tres elementos:

1. El Ahorro



A través de actuaciones preventivas que se traducen en importantes ahorros en las intervenciones tanto administrativas como técnicas (reparaciones, consumos energéticos…). Las revisiones periódicas posibilitan pequeñas reparaciones antes de llegar a importantes deterioros.

 

2. La Seguridad


Ocupándose de obtener información del estado actual de las instalaciones y los elementos estructurales y comunes del inmueble para conocer su grado de desgaste, y prever posibles intervenciones y gastos.


3. La Revalorización


Evitando la degradación y/o deterioro de los elementos comunes (vestíbulo, escalera, cuadros de contadores, cubierta, puertas de acceso, fachada, ascensores…) para mantener el inmueble en perfecto estado y, en consecuencia, revalorizar constantemente las propiedades.

GESTIÓN INTEGRAL DE COMUNIDADES

Mantenimiento preventivo

En base a los datos que nos proporcionan las inspecciones oficiales periódicas efectuadas por las OCAS (Organismos de Control Autorizado), con importantes ahorros en la contratación de las mismas, que tienen en cuenta:

• Elementos constructivos.
• Instalaciones.
• Servicios.

Supervisión y control del mantenimiento de servicios

Vigilar la permanente puesta a punto de las instalaciones y servicios generales:

Inspeccionar visualmente las anomalías existentes en las instalaciones, controlar los servicios y revisar el estado de conservación de los elementos decorativos y de uso.

 

•  Verificar y comprobar in situ el cumplimiento de los términos acordados con las distintas empresas de mantenimiento contratadas.

 

Gestión económica-administrativa del edificio

 

• Asignación de un empleado del despacho a la finca: Gestión personal.

   

• Confección del programa de actuaciones del ejercicio.

De acuerdo con los informes de mantenimiento preventivo y de supervisión y control de los servicios e instalaciones de la finca, se elabora un plan de actuación técnica y administrativa.

 

• Buzón directo con CENTRO ESTE FINCAS

Donde podrá depositar correspondencia dirigida al empleado encargado de la comunidad o al administrador.

Igualmente, podrá efectuar estas comunicaciones vía fax o a través  del correo electrónico (e-mail), todos los empleados tienen su buzón.

•  Confección y seguimiento del presupuesto económico.

• Presupuesto de gastos e ingresos (en los edificios que actúen con cuota fija),  adaptado al plan. Liquidación trimestral (lo normal en nuestra zona). Tramitación y cobro de recibos.

 

 

•  Balance global anual de las actuaciones y propuesta argumentada para el ejercicio siguiente.

Presentación de la liquidación anual y comparación con el presupuesto del ejercicio finalizado: cobros, pagos, saldo y relación de impagados.

La liquidación se efectúa aplicando los ESTATUTOS  de la comunidad, o a lo especialmente establecido, como viene señalado en el artículo 9-e de la vigente Ley de Propiedad Horizontal. Repartiendo los gastos por los distintos grupos o formas de reparto, según corresponda (edificio, viviendas, locales, garajes…).

 

•  Contabilidad a tiempo real.

Información inmediata del estado de cuentas de la finca. Los presidentes reciben trimestralmente una copia de cada factura liquidada en el mismo (los originales son custodiados por el despacho).

 

 

Asambleas generales de comunidad.

Convocatoria de las Juntas, asistencia, conducción, levantamiento de actas y remisión de una copia de las mismas a cada propietario, tanto de las reuniones ordinarias como de las extraordinarias. Tanto las convocatorias como las actas de las reuniones, se remiten a todos los propietarios.
Disposición en el propio despacho de sala de juntas para reuniones con juntas directivas.

 

• Documentación.

Entrega actualizada de una carpeta al Presidente con la copia de todos los contratos en vigor de la Comunidad, así como documentación relativa a la misma que resulte de interés general. Tanto los contratos de proveedores como los formalizados con las Compañías de seguros, podrán ser consultados en un futuro próximo por todos los propietarios.

Archivo de documentación de ejercicios anteriores, así como custodia de libro de actas, contratos y demás documentación comunitaria, conforme establece la legislación vigente.

 

 

Ejecución y cumplimiento de los acuerdos de las asambleas.

Con información puntual al presidente del estado de las acciones iniciadas y su estado

 

 

•  Visitas a la finca.

 

Siempre que se considere necesario o seamos requeridos para ello, se personará en la Comunidad un representante del despacho.

 

 

 

Control de morosidad.

Información al presidente del seguimiento y control de los deudores a la comunidad.

Nuestro despacho dispone de un servicio propio de financiación para facilitar el pago a la comunidad de los propietarios que se han retrasado en abonar las cuotas trimestrales a la misma. Los propietarios en situación de morosidad podrán formalizar un contrato de prestamo personal o hipotecario , con el fin de que la comunidad cobre al instante; pasando el dueño del piso a pagar en cómodas mensualidades hasta un total de 96 mensualidades. Ejemplo de un cuadro de pagos para un propietario con una deuda de unos 3.000 euros a la comunidad.

	24 meses	48 meses	72 meses	96 meses
3.000 €	134 €/mes	73 €/mes	50 €/mes	43 €/mes

 

Asesoría jurídica.

Asesoramiento jurídico en todo lo relativo con la Ley de Propiedad Horizontal, impagados, defectos de construcción, acuerdos de Junta y reclamación entre vecinos.

Iniciamos, previo acuerdo de liquidación de deuda y certificación de la Junta General, la reclamación judicial, con nuestros servicios jurídicos, a todos los propietarios en situación de morosidad mediante Procedimiento Monitorio, sin costos para la Comunidad de Propietarios.

 

• Garantía.

 

Nuestro despacho tiene suscritas pólizas de responsabilidad civil, colegial y personal, garantizando en todo momento nuestra actuación profesional.

 

Laboral.

Confección mensual de nóminas y seguros sociales TC-1 y TC-2, si así lo requiere la Comunidad.

Confección y tramitación de contratos, altas, bajas e impuestos (Mod. 111 y Mod. 190).

Pago de salarios, estudio y tramitación de subvenciones en los casos que proceda.

Estudio y comparación de costos entre distintas categorías profesionales, empresas de servicios y empresas de trabajo temporal.

 

 Seguros

Análisis exhaustivo y actualización constante de los capitales y riesgos asegurados en la póliza del edificio y del coste competitivo de la misma.

Tramitación y seguimiento de los partes de siniestros de la finca.

Asesoramiento similar para las pólizas privadas o de hogar, de todos los propietarios que lo deseen,  sobre cualquier riesgo asegurable.

 

 

 Obras de reparación.

Coordinación de los presupuestos solicitados.

Comparación de la relación calidad/precio.

Comprobación de referencias de los industriales.

Coordinación de profesionales para todo tipo de obras o servicios.

Tramitación del parte de siniestro a la compañía aseguradora.

 

 Servicio 12 horas.

 

Organismos oficiales.



Confección y tramitación de instancias, recursos  y gestiones ante los organismos oficiales.

Tramitación de subvenciones, para reparación de cubiertas, fachadas, ahorro energético, etc.….

Tramitación de denuncias y reclamaciones, tanto, ante organismos públicos como entre vecinos.



 

 Gestión tributaria y fiscal.

Pago de impuestos, tasas y arbitrios. Elaboración y tramitación de recursos ante la Generalitat, Ayuntamiento o Centro de Gestión Catastral.

 

 

 Constitución de nuevas comunidades.


Para las fincas de nueva construcción o provenientes de propiedad vertical (Legalización del libro de actas, NIF,…).

 

 

Cualquier otro servicio existente, no enumerado o no  existente, agradeceríamos nos lo confirmará, para mejorar nuestra oferta sería conveniente nos remitiese una copia del último presupuesto de gastos.